Recomendações

Com a publicação deste documento pretendemos de alguma forma ajudar todos os que têm por este desporto uma paixão e se dedicam à organização de provas de trail running, a ter algumas linhas orientadoras para a organização dos seus eventos ou para melhorar ainda mais os mesmos.

Não pretende constituir um conjunto de regras inflexíveis, mas antes um instrumento de consulta com conselhos que deverão ser adaptados à realidade de cada evento em particular.

O documento poderá ser utilizado por todos, sejam ou não associados da ATRP e, uma vez que também nós estamos em constante processo de aprendizagem, este documento será atualizado sempre que se justifique, estando a ATRP desde já disponível para ouvir e considerar a opinião de todos.

A ATRP está inteiramente ao dispor de qualquer entidade organizativa para o aconselhamento relativamente à organização de provas de Trail Running, ainda que a mesma não esteja integrada nos Circuitos Nacionais de Trail Running.

 

Considerações Iniciais

Como ponto prévio há que ter em consideração que, quer seja a prova organizada em terreno muito ou pouco isolado, passe ela por localidades ou não, a verdade é que estaremos sempre em terreno que não é nosso, pelo que, para bem de todos e do ambiente, devemos preservar o mesmo, e até melhora-lo caso isso seja possível, de forma a que esta atividade seja conotada perante as populações locais e entidades competentes como de divulgação e desenvolvimento regional, e não como um evento que se realiza durante um dia, e deixa para trás marcas de destruição e de poluição.

Assim, os organizadores devem assegurar o seguinte:

  • O contacto prévio com proprietários dos terrenos caso os mesmos sejam atravessados;
  • O contacto prévio com as autoridades locais;
  • Que os terrenos e locais percorridos após passagem do evento fiquem no mínimo em tão boas condições como se encontravam antes da realização do mesmo;
  • A obtenção prévia de mapas atualizados da zona (de um ano para o outro existem alterações);
  • A identificação prévia do percurso da prova e respetiva avaliação do terreno;
  • A identificação prévia de percurso alternativo caso ocorram imprevistos;
  • A obtenção de previsão meteorológica para momento da prova.

 

A Segurança

A segurança de uma prova começa no momento em que é idealizada, pensada e uma vez definido o percurso da mesma.

Como recomendação deverá existir alguém externo à organização ou pelo menos que seja independente da marcação do percurso, que avalie e questione os aspetos relacionados com a segurança do mesmo.

É bom não esquecer que, apesar dos participantes assinarem frequentemente algum tipo de declaração de auto responsabilização pelos riscos e acidentes ocorridos durante a realização do evento, a ocorrência de um incidente grave coloca seriamente em causa a reputação de uma prova e a sua continuidade.

É também importante relembrar que o preenchimento pelos participantes deste tipo de declarações, não isenta a organização do evento da obrigatoriedade, à face da lei em vigor, de subscrição de seguro desportivo.

 

O Percurso

Com o crescimento da modalidade em Portugal e com a grande proliferação de provas nos últimos anos, há naturalmente a justificada tendência dos organizadores para a procura de elementos diferenciadores. Convém no entanto ter em atenção vários aspetos fundamentais:

  • É o percurso cenicamente mais bonito e tecnicamente mais desafiante seguro para a minha prova?
  • Validei com todos os proprietários de terrenos autorização para passagem da prova?
  • Comuniquei às autoridades a realização do evento, mesmo que não exista a passagem de via publica asfaltada ou de via férrea?
  • Ao longo de todo o percurso tenho cobertura de comunicações móveis, fixa, ou rádio, para eventual emergência?
  • Em caso negativo e nas zonas de maior risco, tenho elementos da organização com formação em primeiros socorros e munidos de equipamento de socorro adequado?
  • Caso seja necessário prestar socorro a um atleta há acesso fácil e direto ao longo de todo o percurso?
  • Na eventualidade de não conseguir ter acesso fácil em todo o percurso, quanto tempo é necessário para os meios de socorro chegarem a esse local?
  • Que meios estão previstos para socorrer um atleta em perigo e proceder à sua evacuação?
  • Foram realizadas simulações de socorro e evacuação nas zonas de terreno tecnicamente mais difícil e de acesso mais complexo?
  • Tenho o seguro desportivo para a prova tratado com a seguradora?
  • Os montantes do meu seguro cobrem os capitais mínimos exigidos por lei?
  • Os pontos mais problemáticos do percurso estão identificados, e claramente assinalados (pontes de madeira em zonas húmidas, zona com pedra molhada, zonas com abundante nevoeiro, proximidade de precipícios, etc)?
  • A balizagem/marcação do percurso está feita com elementos que identifiquem o evento e/ou claramente distinguíveis do meio ambiente (ex: fita de marcação com logotipo do evento e/ou em cor branca ou vermelha)?
  • Nos cruzamentos de trilhos, o caminho errado encontra-se fechado através de elementos que identifiquem o evento e/ou claramente distinguíveis do meio ambiente (ex: fita de marcação com logotipo do evento e/ou em cor branca ou vermelha) ou de um elemento da organização?
  • Foi tida em consideração a necessidade de marcações visíveis à noite, se aplicável (ex: fitas refletoras)?
  • Foi efetuado o reforço de marcações em locais que possam suscitar dúvidas?
  • As marcações estão colocadas com os intervalos de distância adequados?
  • Foi verificado o percurso e balizagem/marcação em data tão próxima quanto possível da prova?
  • Há elemento da organização encarregue de acompanhar o último atleta e desta forma “fechar” o percurso?
  • Há a garantia que nenhuma marcação é retirada pela organização, até o evento estar encerrado?

Nota: Quanto maior a distância da prova e as dificuldades do terreno, maior atenção deverá ser dada aos aspetos acima referidos.

 

Os Abastecimentos

Assumindo que a prova em causa não se realiza em regime de total auto-suficiência, este é seguramente dos aspetos mais difíceis de gerir, dado os custos que acarreta. Pode no entanto ser um fator crítico de sucesso na realização de qualquer prova de Trail. Questões a considerar:

  • Quais as condições meteorológicas habituais na zona e época de realização do evento?
  • Estão as distâncias para os abastecimentos de líquidos e sólidos adequadas à realidade?
  • Os produtos ao dispor dois atletas são os adequados à prova em causa?
  • Foram tidos em conta fatores que acentuem a desidratação como o calor e/ou a altitude?
  • Está a logística preparada para que os abastecimentos estejam assegurados para todos os atletas?
  • Existe plano alternativo no caso de algum dos fornecedores falhar a entrega atempada dos produtos?
  • Em que locais dos abastecimentos vou disponibilizar sanitários (se aplicável)?
  • Existirão abastecimentos com muda de roupa? Tenho os locais devidamente assinalados e individualizados?
  • É possível, e como é realizado o acesso ao público nos locais de abastecimento?

 

Divulgação da Prova

Com o aumento do número de provas disponíveis, seguramente que este é um dos fatores mais importantes para o sucesso de cada evento e também um aspeto fundamental no entender da ATRP, sobretudo no que se refere à correta informação prestada aos participantes.

Um dos objetivos da ATRP é que sejam progressivamente uniformizados os regulamentos das provas de Trail Running em Portugal, no que se refere ao seu formato de apresentação e conteúdo. Desta forma facilitaremos a consulta aos participantes e asseguraremos que a informação que lhes é prestada é a mais correta e completa possível.

A criação de um sistema de categorização de provas por grau de dificuldade e de um“Regulamento Tipo” (ver Regulamento Tipo na rubrica dedicada aos Organizadores e sistema de categorização por graus de dificuldade na rubrica Competições) são os primeiros passos nesse sentido, os quais queremos que tenham continuidade.

De forma muito resumida, entende a ATRP que a divulgação de uma prova e das suas características deve ser feita com a maior antecedência possível face à sua data de realização e deve abordar (no mínimo) os seguintes aspetos:

  • Tipo de prova em termos de distância: Trail (Curto ou Longo) ou UltraTrail;
  • Distância total;
  • Tipo de terreno e sua caracterização;
  • Ficha técnica com indicação de desníveis acumulados positivo e negativo;
  • Mapa de perfil altimétrico;
  • Classificação ATRP.

Nota: consultar categorização ATRP por distâncias e grau de dificuldade na rubrica Competições.

 

Gestão de uma prova

O grau de dificuldade desta fase é ainda maior que o da anterior, razão porque aqui ficam algumas sugestões para simplificar tarefas e assegurar uma eficiente gestão da prova:

  • Assegurar a presença de todos os elementos da equipa organizativa definida inicialmente;
  • Validar informação meteorológica para o dia, atualizar no site e publicar no local da partida, onde os atletas possam consultar;
  • Caso as condições climatéricas ou de outra ordem assim o exijam e seja forçoso alterar ou anular o percurso, esta decisão deve ser rapidamente implementada e comunicada aos atletas. A segurança está sempre em 1º lugar!
  • Antes do início da prova validar as comunicações com todos os postos de controle e abastecimentos bem como equipas de socorro;
  • Caso exista verificação de material obrigatório, assegurar que a mesma se inicia à hora programada;
  • Assegurar que todos os postos de abastecimento têm as quantidades necessárias de sólidos e líquidos e prevenir eventuais reforços em função da alteração das condições climatéricas;
  • Validar com as equipas dos postos de abastecimento, que os mesmo só são encerrados quando passar o ultimo atleta, acompanhado do atleta da organização que “fecha o percurso;
  • Reconfirmar com as autoridades que todos os locais de passagem e assistência estão controlados;
  • Caso a corrida tenha início de noite, verificar iluminação de local de partida bem como dos postos de abastecimento;
  • Assegurar a rápida publicação e afixação dos resultados;
  • Organizar cerimónia de entrega de prémios de forma que a maioria dos atletas possa estar presente, mesmo os mais atrasados, uma vez que se trata de uma festa e espaço de convívio de todos os participantes;

 

Gestão de problemas

Ao longo das linhas anteriores tentámos, tanto quanto possível, alertar e prevenir problemas. No entanto, durante a realização de uma prova, seguramente que os mesmos irão acontecer e é a forma como os estes são resolvidos que terá um papel decisivo para o mérito de uma prova e da sua organização.

Gestão de conflitos

Identificar de forma clara a estrutura organizativa com nomes e números de contacto, por forma que sejam facilmente acessíveis por atletas, organização, fornecedores e patrocinadores/marcas.

Atletas perdidos

Nos postos de controle onde sejam feitas as validações de tempos, controlar a passagem de todos os atletas e fornecer essa informação em tempo real a um ponto centralizado da organização, por forma a controlar a eventual existência de atletas que se tenham perdido no percurso e desta forma identificar a zona onde ocorreu o incidente.

Este tipo de controle deve ser tanto ou mais reforçado, quanto maior seja a extensão da prova e as dificuldades do terreno.

Ter clarificado previamente quais os meios de busca e salvamento e como os acionar.

Mobilizar de imediato os meios previstos de busca e salvamento.

Desistências / Abandono forçado de atletas

À medida que a distância e a dificuldade de uma prova aumentam, mais importante se torna controlar se existem atletas perdidos e ter bem definidos os tempos de passagens nos postos de controle que terão, por questões de segurança, também o objetivo de interromper a prova em caso de necessidade e impedir que  atletas que se encontrem muito atrasados e para além dos tempos limites de passagem, continuem em prova.

Os responsáveis do posto de controle têm também um papel pedagógico fundamental e deverão estar preparados para lidar com este tipo de situações. Por questões de segurança deverão ser determinados nas suas ações, mas em simultâneo sensíveis ao facto de os atletas não estarem no pleno das suas condições físicas e psíquicas e do que representa para um atleta a desistência ou interrupção de uma prova para a qual tanto empenharam em treino e esforço pessoal.

 

Encerramento do Evento

Após o final do evento e regressados os atletas a suas casas, seguramente que para a entidade organizadora o trabalho ainda não terminou. Para além dos aspectos relacionados com a logística de remoção de todo o material associado à realização da prova e limpeza do terreno do percurso que se prolongará por vários dias, convém ter em atenção as seguintes tarefas:

  • Realizar com todos os elementos da equipa organizativa reunião para discussão sobre a forma como correu o evento;
  • Identificar e criar lista de pontos a melhorar para a próxima edição;
  • Considerar realizar questionário de satisfação junto de atletas, patrocinadores, entidades locais, etc.